Miks osta oma käivitamiseks kallis kohaloleku haldamise tööriist, kui saate Exceli meeskonna kohalolekut jälgida? Jah! Saate Exceli külastajate jälgimise hõlpsalt luua. Selles artiklis õpime, kuidas seda teha.
Samm: looge töövihikus iga kuu jaoks 12 lehte
Kui plaanite aasta jooksul kohalolekut jälgida, peate Excelis iga kuu lehe looma.
2. samm: lisage iga kuu lehe iga kuupäeva jaoks veerud.
Nüüd looge tabel, mis sisaldab teie meeskonnakaaslaste nimesid, veergu kogusummade jaoks ja 30 (või päevade arvu kuus) veergu, mille veerupäisteks on kuupäev ja nädalapäev.
Nädalapäeva nime saamiseks võite otsida kalendrist või kasutada valemit selle ülejäänud lahtritesse kopeerimiseks.
| = TEXT (kuupäev, "ddd") |
Selle kohta saate lugeda siit.
Vormindage nädalavahetused ja pühad tumedaks ning täitke need fikseeritud väärtustega, nagu nädalavahetus/puhkus, nagu on näidatud alloleval pildil.
Tehke sama iga lehe puhul.
Samm 3. Parandage võimalikud sisendid, kasutades iga avatud lahtri andmete valideerimist.
Nüüd saavad kõik oma osalemise lehele sisestada, kuid võivad sisestada juhusliku teksti. Mõned võivad kirjutada P praeguseks või Present või per jne. Andmete ühtsus on kohustuslik igas kohaloleku haldamise süsteemis.
Selleks, et lubada kasutajatel kirjutada ainult P või A oleviku ja puudumise kohta, saame kasutada andmete valideerimist.
Valige suvaline lahter, minge lindil olevatele andmetele ja klõpsake andmete valideerimisel. Valige suvanditest loend ja kirjutage tekstiväljale A, P.
Vajuta OK.
Kopeerige see kinnitus kogu avatud andmevahemiku jaoks (avatud vahemik tähendab lahtrit, kuhu kasutaja saab väärtusi sisestada).
3. samm: lukustage kõik lahtrid, välja arvatud kohad, kuhu tuleb sisestada.
Valige kuupäev ja kuupäev. Näiteks valige 1. jaanuar. Praegu klõpsake valitud vahemikku ja minge lahtri vormindamisele. Mine kaitsesse. Tühjendage märkeruut lukustatud. Vajuta OK. Nüüd kopeerige see vahemik kõikidesse avatud kuupäevavahemikku.
See võimaldab nendesse lahtritesse siseneda ainult siis, kui kaitseme töölehti töölehtede kaitsemenüü abil. Seega jäävad teie valemid, lisateave puutumatuks ja kasutajad saavad ainult oma kohalolekut muuta.
4. samm: arvutage meeskonnakaaslaste praegused päevad
Kuidas siis praeguseid päevi arvutada? Igaühel on kohaloleku arvutamiseks oma valemid. Arutan siin minu oma. Saate teha muudatusi vastavalt oma osavõtulehe nõuetele.
Ma loen praeguste päevade koguarvu kuu päevadeks, millest on lahutatud puuduvate päevade arv. See hoiab pühad ja nädalavahetused kontrolli all. Need loetakse automaatselt tööpäevadeks.
Seega on Exceli valem praeguste päevade loendamiseks järgmine:
| = COUNT (kuupäevad) -COUNTIF (osavõtjate_vahemik, "A") |
See hoiab vaikimisi kõik kohal kogu kuu, kuni olete lehel puuduvaks märkinud.
Näites on valem järgmine:
| = COUNT ($ C $ 2: $ AG $ 2) -COUNTIF (C3: AG3, "A") |
Olen selle valemi lahtrisse B3 kirjutanud ja seejärel selle alla kopeerinud. Näete, et kingituseks on näidatud 27 päeva. Kuigi ma pole kõiki kohalolekurakke täitnud. Saate seda nii hoida, kui soovite, et need oleksid vaikimisi kohal. Või kui soovite, et need vaikimisi puuduksid, kontrollige kõiki lahtreid puuduvateks. See arvestab praeguses arvutuses ainult praeguseid päevi.
Samm: kaitske lehte
Nüüd, kui oleme sellel lehel kõik ära teinud. Kaitskem seda nii, et keegi ei saaks muuta valemit ega lehe vormingut.
Minge lindil vahekaardile Ülevaatus. Leidke menüü Kaitse leht. Klõpsake seda. See avab dialoogiboksi, kus küsitakse õigusi, mida soovite kasutajatele anda. Kontrollige kõiki õigusi, mida soovite lubada. Soovin ainult, et kasutaja saaks kohaloleku täita millegi muuga. Nii et ma jätan selle nii, nagu see on.
Peaksite kasutama parooli, mis jääb kergesti meelde. Vastasel juhul saab igaüks selle avada ja kohaloleku töövihikut muuta.
Nüüd, kui proovite muuta puuduvaid lahtreid, ei luba Excel teil seda teha. Küll aga saate kohaloleku lahtreid muuta, kuna oleme need kaitsmata jätnud.
Samm: tehke ülaltoodud protseduuri kõigi kuulehtede jaoks
Tehke iga kuu lehe jaoks sama. Parim viis on kopeerida sama leht ja teha sellest 12 lehte. Eemaldage nende kaitse ja tehke vajalikud muudatused ning seejärel kaitske neid uuesti.
Valmistage osalemisleht ette
Kuigi meil on kõik lehed kohaloleku täitmiseks kasutamiseks valmis, pole meil ühte kohta, kus neid kõiki jälgida.
Administratsioon soovib näha kogu kohalviibimist ühes kohas, mitte erinevatel lehtedel. Peame koostama üldkoosoleku lehe.
7. samm: valmistage ette tabel, et jälgida kohalolekut ühes kohas Excelis
Selleks valmistage ette tabel, mis sisaldab ridade pealkirjadeks meeskonnakaaslaste nime ja veerupäisteks kuu nime. Vaadake allolevat pilti.
Samm: otsige iga kuu lehelt meeskonna osalemine
Lehelt külastatavuse leidmiseks võib meil olla lihtne VLOOKUP valem, kuid siis peame seda tegema iga lehe jaoks 12 korda. Kuid teate, et meil võib olla üks valem, mida mitme lehe pealt üles otsida.
Kasutage seda valemit lahtris C3 ja kopeerige ülejäänud lehed.
| = VLOOKUP ($ A3, kaudne ($ 2 ja "! $ A $ 3: $ B $ 12"), 2,0) |
Kuna me teame, et kõikide lehtede üldine külastatavus on vahemikus B3: B12, kasutame mitmest lehest väärtuste toomiseks funktsiooni INDIRECT. Kui kopeerite selle valemi paremale, otsib see veebruari lehtedelt väärtusi.
Ettevaatust: veenduge, et lehtede nimed ja veeru pealkirjad oleksid põhiosas samad, vastasel juhul see valem ei tööta.
Samm: kasutage funktsiooni Summa, et saada meeskonnakaaslase aasta kõik praegused päevad.
See on vabatahtlik. Kui soovite, saate oma töötajate praeguseid päevi kogu aasta jooksul arvutada, kasutades lihtsalt summa valemit.
Ja see on kõik. Meil on Exceli külastatavuse haldamise süsteem valmis. Saate seda vastavalt oma vajadustele muuta. Kasutage seda palga arvutamiseks, stiimulite arvutamiseks või muuks. See tööriist ei vea teid alt.
Saate teha muudatusi, et arvutada puhkus ja nädalavahetused eraldi igal lehel. Seejärel lahutage need praeguste päevade koguarvust, et arvutada kokku tööpäevad. Töötajate puhkuse märkimiseks võite rippmenüüsse lisada ka L puhkuse jaoks.
Nii et jah, poisid, nii saate oma käivitamiseks luua Exceli kohaloleku haldamise süsteemi. See on odav ja väga paindlik. Loodan, et see õpetus aitab teil luua oma Exceli kohaloleku töövihiku. Kui teil on küsimusi, andke mulle sellest teada allpool olevas kommentaaride jaotises.
Otsing muutuvatest tabelitest, kasutades kaudset: Excelis tabelimuutuja otsimiseks saame kasutada funktsiooni INDIRECT. Funktsioon INDIRECT võtab tekstivahemiku ja teisendab selle tegelikuks kohaloleku vahemikuks.
Väärtuse otsimiseks kasutage INDEX ja MATCH: Valemit INDEX-MATCH kasutatakse antud tabeli väärtuse dünaamiliseks ja täpseks otsimiseks. See on alternatiiv funktsioonile VLOOKUP ja see kõrvaldab funktsiooni VLOOKUP puudused.
Kasutage kahe või enama otsingutabeli VLOOKUP -i | Mitmest tabelist otsimiseks saame kasutada IFERROR -lähenemist. Mitmest tabelist üles otsimine võtab vea järgmise tabeli lülitina. Teine meetod võib olla If -lähenemine.
Kuidas Excelis teha tõstutundlikku otsingut? | Exceli funktsioon VLOOKUP ei ole tõstutundlik ja tagastab loendist esimese sobitatud väärtuse. INDEX-MATCH pole erand, kuid seda saab muuta, et muuta selle tõstutundlikuks. Vaatame, kuidas…
Otsige Excelis sageli esinevat teksti kriteeriumidega | Otsing ilmub kõige sagedamini tekstis vahemikus, mida kasutame funktsiooni INDEX-MATCH with MODE abil. Siin on meetod.
Populaarsed artiklid:
50 Exceli otseteed tootlikkuse suurendamiseks | Saa oma ülesandega kiiremini hakkama. Need 50 otseteed aitavad teil Excelis veelgi kiiremini töötada.
Kuidas kasutada funktsiooni Excel VLOOKUP| See on üks enim kasutatud ja populaarsemaid Exceli funktsioone, mida kasutatakse erinevate vahemike ja lehtede väärtuse otsimiseks.
Kuidas Excelit kasutada Funktsioon COUNTIF| Loendage väärtused tingimustega, kasutades seda hämmastavat funktsiooni. Te ei pea oma andmeid teatud väärtuste loendamiseks filtreerima. Countif funktsioon on armatuurlaua ettevalmistamisel hädavajalik.
Funktsiooni SUMIF kasutamine Excelis | See on veel üks armatuurlaua oluline funktsioon. See aitab teil teatud tingimustel väärtusi kokku võtta.